در کوچینگ گاهی بعضی مسائل باید به شکل گروهی حل بشه، مانند مسائلی که در یک سازمان و یا بین مدیران بخشهای مختلف به وجود میاد. این مدل از کوچینگ را تحت عنوان مدل سازماندهی فکری کسب و کار میشناسن. در این مدل گروه‌هایی شامل افراد حاضر در آن کسب و کار کنار همدیگه جمع میشن تا مشکلات را از طریق فرایند پرسش و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها حل کنن. گاهی اوقات به این مدل، روش یادگیری عملی هم گفته میشه. گرچه خودم مایلم که این دو فرایند را از همدیگه جدا کنم، چون بین این دو مدل تفاوت‌هایی وجود داره.
من شاهد کارایی خیلی خوب مدل سازماندهی فکری کسب وکار بین صاحبان کسب وکارهای کوچک بودهام. افرادی که در مسیر پیشرفت خود و کسب و کارشون، از تجربه کارشناسانِ خارج مجموعه خود استفاده می‌کنن. همچنین شاهد بودم که از این گروه‌ها با عنوان «هیئت‌مدیره‌ای که نمیتونه خودش از عهده مشکل بر بیاد» نام برده میشه. چون این گروه‌ها از تخصص مشخص اعضای گروه که توانایی ارائه تفسیر متفاوتی از مسئله را دارن، برای کمک به حل مشکل شخص دارنده مسئله استفاده می‌کنن.
در این روش شخص دارنده مسئله به میزان کمتری به سوال اعضای مشخص گروه برای بیرون کشیدن راه‌حل‌های موجود در ذهن خود تکیه کرده و بیشتر روی تجربه‌ها، افکار و پیشنهادهای افراد حساب میکنه. این رویکرد با روش یادگیری عملی صرف، مغایرت داره.
تاثیر روش سازماندهی فکری کسب و کار
این یک فرایند خیلی مؤثر در سازمانهاست. زیرا در زمان اجرا، سایر اعضای گروه که پیشینه‌ها و تجربه‌های کاملاً متفاوتی نسبت به شخصی که با مسئله مواجه شده دارن، چشم‌اندازهای تازه‌ای برای مسئله ارائه می‌کنن. این اعضا شاید در 30 دقیقه و بعد از شنیدن چالش یا مسئله مورد نظر و شفاف‌سازی در مورد آن، حتی اگر در آن زمینه تجربه ای نداشته باشن، میتونن فهرستی از راه حل های احتمالی بیان کنن. با علم به اینکه در زمان بروز یک مسئله، میتوان از ایده این افراد استفاده کرد و پیشرفت گروه در زمان اجرای پیشنهادها مورد بررسی قرار میگیره، اشتیاق برای وارد فاز عملی شدن به وجود خواهد اومد.
در اینجا هم مانند یادگیری عملی، بر تعاملات مهم و اساسی تأکید میشه. برای هرگونه اطلاعات ورودی از جانب اعضای گروه، به‌جای نصیحت و توصیه، باید بررسی و تفکر بیشتری انجام بشه. از اصول یادگیری عملی در این رویکرد هم میشه استفاده کرد. مهم است شما فرد مشخصی را داشته باشین که به عنوان یک تسهیلگر انجام امور را پیگیری کنه. نقش فرد تسهیلگر این است که اطمینان حاصل کنه فرایند به خوبی دنبال میشه، اعضای گروه در کنار هم پیشرفت می‌کنن و یادگیری هم در طول این فرایند حاصل میشه.
از مدل سازماندهی فکری کسب و کار برای کمک به افراد در برطرف کردن چالش‌های موجود در گروه استفاده میشه. من بارها از این مدل خاص سازماندهی فکری استفاده کردم. این روش برای برگزاری جلسه‌های بسیار متمرکز، فرایند موثری است که در مدت‌زمان کوتاهی، انبوهی از ایده‌ها را ایجاد میکنه.
فرآیند سازماندهی فکری کسب و کار به چه شکلی انجام میشه؟
فرد مسئله دار، چالش یا مشکلش را مطرح میکنه (1 الی 4 دقیقه)
فرد دارای مسئله، به اختصار و فهرست وار موضوع را برای دیگر اعضای گروه مطرح میکنه. این جریان باعث اطلاع دیگر افراد از مسئله پیش آمده و انتظار فرد مورد نظر برای کمک به حل مشکل از آنها میشه.
شفاف‌سازی چالش (5 الی 10 دقیقه)
اعضای مشخص گروه برای درک کامل چالش، آگاهی از مهارت‌ها و منابع موجود و میزان موفقیتی که قبلاً در زمینه حل موضوع بوده، سوالهایی را مطرح می‌کنن.
اظهار نظرهای مثبت (2 دقیقه)
اعضای مشخص گروه بر مبنای اطلاعاتی که در این جلسه درباره قابلیت‌ها، منابع، مهارت‌ها و شخصیت دارنده مسئله به دست اوردن، اظهارنظرهای مثبتی ارائه میدن. اگرچه این کار در اوایل شخص را کمی رنجیده و ناراحت میکنه، اما برای بالا بردن اطمینان خاطر برای فرد در مواجهه با چالش موجود، روش مثبت و مؤثری است. شخصاً متوجه شدم در واقع دارنده مسئله، قدردان بازخوردهای مثبت است. درهرحال این کار باید خالصانه و مبتنی بر شواهد باشه؛ یعنی چیزی باشه که اعضای مشخص در این جلسه شاهد اون بودن.
نظارت بر جلسه بعد از مطرح کردن موضوع (10 دقیقه)
در این مرحله، مطرح کننده چالش یا مسئله بعد از طرح موضوع، به عنوان یک شنونده کنار اعضای گروه قرار میگیره. اعضای گروه به نوبت، افکار و ایدههای خودشون را درباره موضوع مطرح می‌کنن. تجربه‌های شخصی و سوالهای خودشون را به اشتراک میگذارن؛ و فرد دارنده مسئله با کمال میل به آنها جواب میده. در این جلسه از نصیحت و توصیه خبری نیست؛ و بر مسائلی مانند «او چه کاری باید انجام بده یا موردی را در نظر داشته باشه» تأکیدی نمیشه. بلکه ایده ها و افکار به صورت «پیشنهاد» ارائه میشه، و فرد ارائه دهنده آن تعهدی در موردش نداره. شخص مطرح کننده چالش در صورت تمایل امکان استفاده از آنها را داره. این مرحله نباید به درگیری و جر و بحث میان اعضای گروه بر سر ارزش پیشنهادها تبدیل بشه. ایده های پیشنهاد شده نباید توسط سایر اعضاء مورد قضاوت قرار بگیره.
ارائه خلاصه‌ای از نتیجه کار (2 دقیقه)
مطرح کننده مسئله به اختصار برای گروه موارد انتخاب شده و موارد مد نظرش را شرح میده. در این مرحله او نباید از هیچ ایدهای صرف نظر کنه و نباید ایده‌هایی را که در حال حاضر برای او اهمیتی ندارن را کنار بگذاره.
بازبینی فرآیند
گروه در پایان، فرایندی را که بر اساس مدل سازماندهی فکری کسب و کار طی کرده است، مورد بازبینی قرار میده. منظور از این بازبینی، بررسی محتوای موضوع مطرح شده نیست. این بازبینی شامل، بررسی روند پیشرفت فرایند، نکاتی که در زمان اجرای آن به دست آمده، تغییرات احتمالی برای اجرا در دفعات بعدی و بررسی و دنبال کردن شیوه انجام کار، است.
بازبینی اقدامات
در ابتدای جلسه بعدی گروه، تمامی اقدامات مرتبط با هر یک از جلسه‌های برگزار شده برای دارنده مسئله را مورد بازبینی قرار میده. با این روش از نظر گروه، افراد دارای مسئله در قبال انجام اقداماتی که گروه به شناسایی و بررسی آنها کمک کرده، مسئول و پاسخگو هستن.